Nieuw besturingsconcept groeiend succes in de zorg


‘Dit is niet het zoveelste dingetje’

Met de transitie onder handbereik bezinnen steeds meer zorginstellingen zich op nieuwe manieren om hun organisatie meerwaarde te geven. Eén van de nieuwe aansturings- en motivatieprincipes die zich over zorginstellingen aan het verspreiden is, heet ‘Regie op Locatie’. Ontstaan bij Vanboeijen (VG-organisatie) onder leiding van bestuurder Pieter de Kroon.

De Kroon en de zijnen komen inmiddels bij zeven andere zorgorganisaties over de vloer om ook daar een opmerkelijk consequente vorm van zelfbestuur voor locaties te begeleiden. De aanpak is ingebed in een bredere beweging van organisaties die maatschappelijke betekenis en klantwaarden combineren met een hoge mate van efficiency.

U-theorie

Eén van de katalysatoren die daarbij een rol spelen is de U-theorie van Otto Scharmer die de weg beschrijft van – zoals hij dat noemt – het ego-systeem naar het eco-systeem. Scharmer gepokt en gemazeld op het Massachusetts Institute of Technology (MIT) benadrukt dat zowel door de overheid gestuurde systemen als het systeem van marktwerking hun kracht aan het verliezen zijn. De toekomst is aan organisaties die op basis van co-creatie waarde toevoegen aan maatschappelijk relevante ontwikkelingen.

Organisaties als de Triodos Bank en Daimler Benz brengen inmiddels de principes van Scharmer in de praktijk. Het vergroot de betrokkenheid op de werkvloer en het bespaart kosten, is de ervaring.

Zelfbestuur op locatieniveau

Ook de zorg maakt er nu kennis mee. De U-theorie is voor Pieter de Kroon een inspiratiebron geweest voor zijn concept van Regie op Locatie (ROL).

“Alles centraal houden werkte niet meer”, vertelt Pieter de Kroon. Regie op Locatie was het alternatief dat in twee jaar tijd furore maakte bij Vanboeijen, een grote organisatie (1.400 medewerkers) in Drenthe voor mensen met een verstandelijke beperking.

De essentie is dat op een locatie medewerkers, cliënten en hun verwanten zoveel mogelijk zelf beslissen wat er gebeurt. Drie partijen die op locaties zelf bepalen wat er gebeurt. Inclusief een eigen budget. In principe kunnen ze alles doen zonder de centrale diensten van Vanboeijen in te schakelen. “De maatstaf voor alle handelen is dat medewerkers ervaren dat ze goed werk leveren en dat cliënten ervaren dat ze een goed leven hebben. Het wantrouwen van een centraal georganiseerde span of control maakt plaats voor vertrouwen in de juiste keuzes die op lokaal niveau worden gemaakt.”

Combinatie met LEAN

Het verleidelijke van Regie Op Locatie is dat het niet alleen de locatie de touwtjes in handen krijgt, maar dat de LEAN-methodiek er onlosmakelijk mee is verbonden. Meer precies: de Kaizen-systematiek, gebaseerd op de LEAN-methodiek. LEAN wordt hier vertaald naar de werkvloer, compleet met weekoverzichten die de werkvloer begrijpt en die de werkvloer ook op dat niveau in staat stelt om zelf bij te sturen.

Het besef dat een goed financieel beheer ruimte schept voor meer eigen keuzes zat bij Vanboeijen al snel tussen de oren. De tuin van de locatie opnieuw inrichten? De facilitaire dienst van Vanboeijen inhuren kost geld, we kunnen het als ouders ook zelf doen. Dan houden we budget over voor andere dingen.

Op deze leest vond Vanboeijen zichzelf opnieuw uit: Regie op Locatie zorgde voor verbondenheid en betrokkenheid. Pieter de Kroon: “Noem het een soort van coöperatie, waarbij de leden in hoge mate zelf beslissen wat er gebeurt”. En – o ja – Vanboeijen schrijft met Regie op Locatie zwarte cijfers.

‘Wat hebben we nodig?’

Inmiddels is het ROL-concept een begrip bij Vanboeijen. Pieter de Kroon, enkele ROL-experts uit Vanboeijen en een team van TNO Management Consultants benaderen nu andere organisaties met het voorstel het concept ook voor hun aansturing te adopteren.

De Zijlen bijvoorbeeld, ook een VG-organisatie, maar dan in Groningen. Manager advies en ondersteuning Freek Luik van De Zijlen nuanceert: “We maakten al langer keuzes op decentraal niveau. Ook budgetten waren al decentraal ingezet. Regie op Locatie is een verfijning.”

Wellicht door die verfijning ontging sommige pilot-medewerkers van De Zijlen aanvankelijk de essentie van Regie op Locatie Freek Luik: “Mensen zeiden ‘Maar zo werken we toch allang?’ Of ze dachten dat het een verkapte kostenbesparing was. Het kwartje viel pas toe we uitlegden dat Regie op Locatie draait om de vraag ‘Wat vinden we dat we hier op de locatie nodig hebben om het cliënten, verwanten en medewerkers goed naar de zin te maken. En hoe kunnen we dat met elkaar dan gaan organiseren?’ Met dat inzicht kwam de energie los”.

Pijnlijke eyeopener

De Zijlen ontdekte in de pilotfase nog iets anders. Freek Luik: “Medewerkers zeiden, ‘We dáchten dat we met cliënten en verwanten in gesprek waren, maar we ontdekten in de pilot dat we vooral óver cliënten en verwanten aan het praten waren”.

Dat ontdekten ze ook bij de grote Amsterdamse zorgverlener Cordaan waar een eerste Regie op Locatie-pilot onlangs succesvol is afgerond. Cordaan-directeur Hanneke Vrielink: “Voor een groep met een matig verstandelijke beperking werken we al 15 jaar met een keuzemenu. Dat menu delen we elke week uit. Dat is mooi, want dan kunnen mensen zelf bepalen wat ze eten. Alleen ontdekten we pas tijdens de pilot dat van de 16 cliënten in deze groep er maar twee kunnen lezen. Twee cliënten bepaalden dus jarenlang wat de anderen in de groep elke dag kregen voorgeschoteld”.

Pijnlijk, maar het schetst tegelijkertijd dat Regie op Locatie (bij Cordaan heet het ‘Regie in Teams’ ofwel ‘RIT’) leidt tot een nieuwe blik op de cliënt.

Bij Cordaan staan ze nu op het punt om Regie op Locatie organisatiebreed in te zetten.

Hanneke Vrielink: “Dit is een goed overdraagbaar concept. Strak, breed maar ook lekker concreet”.

Waarom heel Cordaan er oren naar heeft

De combinatie van U-theorie, het delegeren van verantwoordelijkheden aan locatieteams en het gebruik van LEAN is ook bij Cordaan de trigger geweest.

“Regie in Teams vergt meer discipline dan we tot nu toe gewend zijn. We werken hier met maandrapportages. Dat worden nu weekrapportages, maar dan zo dat teams de informatie zelf kunnen benutten om hun beleid en uitgaven bij te stellen.”

Dat niet alleen de VG-sector bij Cordaan, maar ook andere sectoren binnen Cordaan nu reikhalzend uitkijken naar de nieuwe aanpak, heeft onder meer te maken met het feit dat LEAN al eerder in huis werd gehaald, zij het dat het succes deze anti-verspillingsmethodiek in Amsterdam tot nu toe niet echt op resultaten werd getoetst. Met RIT gebeurt dat wel en dat maakt een overstap een stuk makkelijker.

Hanneke Vrielink: “Bovendien zitten ondersteunende diensten er niet op te wachten om voor verschillende sectoren bij Cordaan rekening te houden met verschillende LEAN-varianten”.

Huisartsendienst versterkt huisartsenposten

Inmiddels heeft ook een huisartsendienst zich voor dit concept aangemeld bij Pieter de Kroon en de zijnen. De Centrale Huisartsendienst Drenthe organiseert zorg buiten de reguliere huisarts-praktijktijden voor de hele provincie. De diensten vinden plaats in vier posten verspreid over de provincie.

Maarten Stuker schetst het probleem van zijn organisatie: “We denken teveel vanuit management en doen te weinig vanuit de werkvloer. De werkvloer komt op de huisartsenposten veel meer uit de verf als ze meer zelf kunnen beslissen”.

Tegelijkertijd merkt Stuker dat de afzonderlijke posten te weinig voeling hebben met de andere locaties. Maarten Stuker: “De patiënt die opbelt, komt binnen bij de post in zijn eigen regio. Als de telefoon niet binnen 3½ minuut wordt opgenomen, schakelt de telefoon automatisch door naar één van de andere posten. Die moeten dan wél opnemen. En dat gebeurt onvoldoende. Er is argwaan. Zij gaan lunchen en wij kunnen opnemen, is dan de gedachte.”

Regie op Locatie zou dit soort irritaties kunnen oplossen. Bij de Huisartsendienst Drenthe heet het concept trouwens ROER (Regie Over Eigen Rol). Essentieel is de overtuiging bij de Drentse huisartsendienst dat de organisatie met de huidige magement-aansturing een doodlopende weg heeft ingeslagen. Stuker: “Ons werken is nu gebaseerd op wantrouwen in plaats van op vertrouwen. Dat accent op controleren anderen doen: daar moeten we vanaf. Dat motiveert niet. Mensen wachten af en wijzen naar elkaar.”

Zijn huisartsen ook blij met meer eigen macht en kracht op het niveau van de huisartsenpost? Stuker: “Huisartsen hebben niet zoveel met centraal gezag. Alleen al om die reden is ROER een vooruitgang. Overigens, ook onze OR is enthousiast.”

Klein uitrollen

Wat de huisartsendienst en andere organisaties zeer aanspreekt, is dat concrete resultaten van de aanpak nooit ver weg zijn. Hanneke Vrielink van Cordaan: “Je kunt het heel groot maken, maar het mooie van deze aanpak is dat je het ook klein en afgekaderd kunt uitrollen. Voorbeeld uit de pilotfase: in ons ambulant team werd veel reistijd verspild. Zorgverleners gingen na een bezoek aan een klant tussendoor steeds weer terug naar hun vaste werkplek. Het team rekende uit dat met de inzet van laptops en pda’s dat steeds weer terugreizen naar de basis niet nodig is. Het leverde tijdwinst op, zodat ze langer bij een cliënt konden blijven. Bovendien was het nieuwe alternatief 25.000 euro per jaar goedkoper. Onze afdeling ICT kon niet om deze logica heen. Het wordt nu uitgerold zoals het team het wil. Cordaan levert aanvullend koffiebonnen, zodat onze medewerkers onderweg bij een kop koffie informatie kunnen verwerken voordat ze direct doorreizen naar een volgende klant.”

Transitie-versneller

Dat met deze aanpak een nieuwe duurzame balans gevonden wordt, staat ook voor Freek Luik buiten kijf. “We maken deel uit van een brede maatschappelijke ontwikkeling. Er ontstaan net als bij Buurtzorg steeds meer netwerkorganisaties. Heeft allemaal te maken met de onmacht van grote instellingen. Of Regie op Locatie exclusief het instrument voor de zorg is om eruit te komen, weet ik niet. Wel weet ik dat de geest die uit deze aanpak spreekt niet mee te stoppen is”.

Hanneke Vrielink beaamt: “Dit is niet het zoveelste dingetje. Dit is blijvend. Regie in Teams is niet de zoveelste bijstelling van het beleid, maar een  heel nieuw werkprincipe. Dat spreekt niet alleen de werkvloer, maar ook het management aan. Het sluit logisch aan bij de transitieperiode waar zorgverleners en gemeenten nu voorstaan. Verschil is dat de transitie beleefd wordt als een grote beweging waar je niet zoveel vat op hebt. Maar onze nieuwe benadering is heel concreet en functioneert binnen het transitieprincipe als een soort van versneller”.

Pieter de Kroon zegt het zelf iets basaler: Bij Regie op Locatie ervaren mensen dat met elkaar de kern raken meer waarde toevoegt, dan alleen maar hard te werken. Zo wordt het voor alle betrokkenen een stuk leuker. Wie wil dat nou niet? En dat we als centrale organisatie minder status hebben of kleiner worden, ach dat is zó niet belangrijk.